El margen mentiroso: cuando tu inventario dice “todo bien” y tu caja grita “¡auxilio!”

El camión llega con esa música universal del emprendimiento: beep… beep… beep… (la reversa suena igual en Venezuela, México, Colombia o Marte). Entras al almacén y el aire huele a cartón húmedo, cinta canela y esperanza. Tu encargado de bodega hace la pregunta que separa a las PyMEs de los imperios:

—¿Cuántas cajas llegaron?

Tú respondes con convicción de profeta:

—Las que dice la factura.

Y ahí, sin saberlo, acabas de invocar al monstruo más elegante del caos operativo: el costo mentiroso.

Porque sí: la factura dice un número. Tu inventario dice otro. Y tu caja… bueno, tu caja parece estar escribiendo una novela de terror. Y lo peor es que nadie está “robando” nada (…todavía). Simplemente estás viviendo el malentendido más común en Compras + Inventario + Costeo:

“El costo es lo que pago por el producto.”

Suena lógico. También suena lógico pensar que “si cierro los ojos, el monstruo no me ve”. La vida, por desgracia, no está obligada a respetar nuestra lógica.

En los foros de dueños de negocio, contadores con ojeras y gente que vende en e-commerce a las 3 a. m., la queja se repite con diferentes disfraces: “vendo más pero gano menos”, “mis márgenes no tienen sentido”, “no sé qué SKU me está sangrando”, “mi inventario está ‘bien’… hasta que lo cuento”. Y cuando rascas tantito, aparece la misma raíz: no estás calculando el costo como una historia completa, sino como una etiqueta.

Y un producto no es una etiqueta. Un producto es un viaje. Un viaje caro.

El producto como turista: llega con maleta… y con gastos escondidos

Imagina que tu producto es un turista. Compra boleto (precio del proveedor), se sube al avión (flete), paga impuesto por entrar al país (aranceles/tarifas), se toma un Uber (maniobras, manejo), se pierde un poquito por el camino (merma), y cuando por fin llega a tu estante… tú lo miras y dices:

—Ok, tu costo fue el boleto. Bienvenido.

El turista te ve con esa cara de “¿y todo lo demás quién lo paga?”. Spoiler: lo pagas tú, solo que a veces lo pagas tarde, mal, y en silencio.

En contabilidad y estándares de inventarios, el principio es bastante simple (aunque la vida real sea un circo): el costo del inventario incluye lo necesario para llevarlo a su ubicación y condición actual. O sea: no solo “lo que cuesta”, sino lo que cuesta que exista en tu estante listo para venderse. ifrs.org

Ahora, el problema no es entenderlo. El problema es que en el día a día, nadie tiene tiempo para filosofar con un pallet. Entonces pasan cosas.

Las fugas que no se ven (hasta que te ahogan): escenas del crimen en Compras + Inventario + Costeo

Voy a contarte estas fugas como lo que son: mini escenas de crimen. En cada una, el culpable casi siempre es el mismo: “nadie lo registró porque ‘no era tan importante’.” (Ese “no era tan importante” ha quebrado negocios con una elegancia brutal.)

Escena 1: El flete que “va a gastos”… y te rompe el margen

Tu contadora (o tú, con Excel abierto y fe en Dios) decide que el flete de entrada “es gasto operativo”. Suena limpio. Suena ordenado. Suena a alguien que todavía cree en cuentos infantiles.

Pero en la práctica, el flete de entrada suele ser parte del costo “aterrizado” (landed cost): se integra al valor del inventario y se reconoce cuando vendes, vía COGS. Ese debate aparece una y otra vez en discusiones de contabilidad y bookkeeping porque es una fuente de márgenes falsos: hoy te ves rentable, mañana te caes del caballo. Reddit+1

El efecto psicológico es precioso (y peligroso): te sientes bien porque el producto “costó barato”… pero en realidad estás comiéndote el margen a mordidas invisibles.

Escena 2: “Landed cost” variable: el costo que cambia como el clima

Si importas, haces e-commerce o manejas envíos complejos, tu costo aterrizado no es fijo. Cambia. Flete, aranceles, empaques, prep, manejo… y a veces cada embarque parece inventarse su propia personalidad.

En comunidades de vendedores (por ejemplo, quienes usan Amazon/FBA), se repite el dolor: “mi landed cost cambia cada envío; si lo promedio, escondo problemas por SKU.” Reddit

Promediar “para simplificar” es como barrer el polvo bajo la alfombra… y luego vender la alfombra. Te explota con intereses.

Escena 3: La merma ninja: no se vende, pero desaparece con diploma

Aquí la escena es silenciosa. No hay villano con máscara. Hay humedad, caducidad, golpes, errores de picking, devoluciones mal procesadas, “se cayó una caja y pues… ya ni modo”, y el clásico: “agarré tantito para una prueba”.

Eso es shrinkage/merma: inventario que baja por razones distintas a ventas. Y aunque los promedios varían por industria, la merma existe y puede ser material a escala de negocio. Ware2Go, A Stord Company+1

Lo verdaderamente cruel es la combinación: si además tu landed cost es alto (flete, impuestos), cada unidad que se pierde no solo es “una unidad menos”, es “una unidad menos + todo lo que te costó traerla al mundo”. Descartes Finale

Escena 4: La unidad de medida “creativa”: comprar por caja, vender por pieza… y contar por fe

Esta es mi favorita porque mezcla comedia con tragedia.

Compras en “caja de 24”. Vendes en “pieza”. En almacén cuentan en “paquete”. Y el Excel… el Excel cuenta en “cada quien”.

He visto equipos que literalmente googlean conversiones al recibir mercancía (“¿cuántas libras son kilos?”) porque el sistema no tiene definida la unidad de medida. Y claro: luego no cuadra la recepción, no cuadra la factura, y todos se miran como si el universo estuviera conspirando. Comunidad de Dynamics 365+1

La verdad incómoda: si tus unidades y conversiones no están definidas, el inventario será inexacto aunque tu gente sea honesta y trabajadora. Bizowie

Escena 5: El “me llegó pero no me facturaron” y el “me facturaron pero no me llegó”

En un mundo ideal, todo llega en orden: compras, recibes, te facturan, pagas, vendes.

En el mundo real, llega primero el producto, luego la factura; o llega la factura con precio distinto; o llega media entrega; o llega todo… menos el papelito que explica por qué. Y sin ese vínculo entre recepción, factura y costo real, terminas con:

• inventario inflado o subvaluado,

• COGS caprichoso,

• margen que un mes parece atleta olímpico y al siguiente parece yo corriendo para alcanzar el bus.

(Nota: aquí no me voy a meter en “procure-to-pay” ni flujos completos tipo P2P. Hoy estamos cazando al monstruo del costo mentiroso, que es otra especie. Más silenciosa. Más cara.)

Mini experimento mental: dos negocios iguales, dos realidades distintas

Imagina dos tiendas que venden el mismo producto: una PyME de alimentos (puede ser café, snacks, lo que quieras). Tienen las mismas ventas. El mismo carisma. El mismo estrés.

Semana 1

Negocio A (Caos simpático):
Compra “barato”. Registra el costo como “precio de factura”. El flete va a “gastos”. La merma se descubre cuando alguien grita: “¡¿Por qué no hay?!” El inventario “cuadra” porque nadie lo cuenta con ganas.

Negocio B (Orden sin drama):
Define costo aterrizado por embarque (producto + flete + impuestos + manejo). Define unidades (compra/cuenta/vende). Registra mermas con motivo (caducidad, daño, robo, ajuste). Hace conteos cíclicos chicos (no un apocalipsis anual).

Semana 3

Negocio A hace promo porque “hay margen”. (Spoiler: no lo hay.)
Negocio B hace promo solo en SKUs que ya probó que aguantan descuento sin suicidarse.

Semana 6

Negocio A tiene el fenómeno paranormal: vende más y gana menos.
Negocio B no “se hace rico” mágicamente, pero al menos sabe qué está pasando. Y cuando sabes qué está pasando, dejas de operar como película de suspenso.

Este es el giro tipo “aha moment”: no es que estés comprando mal. Es que estás costeo-mal. Y cuando costeas mal, todo lo demás se vuelve teatro.

El playbook de 30 días (sin software): cómo domesticar el costo mentiroso con papel, Excel y disciplina razonable

Sí: antes del ERP, va el músculo. Porque si automatizas el caos, solo consigues caos a velocidad premium.

Aquí va un plan realista de 4 semanas. Lo puedes hacer con Excel/Google Sheets y un equipo pequeño. (Bullets permitidos aquí, respira.)

Semana 1: “Definimos qué significa costo, y dejamos de adivinar”

• Define tu Costo Aterrizado por embarque: precio del proveedor + flete de entrada + impuestos/aranceles/tarifas + manejo/maniobras + empaque adicional (si aplica). (No perfecto; consistente.) ifrs.org+1

• Elige un método de costeo para operar (promedio móvil o FIFO, según tu realidad). No lo cambies cada vez que te asustes.

• Crea una hoja “Catálogo Maestro” con: SKU, nombre claro, unidad de compra, unidad de almacenamiento, unidad de venta, factor de conversión.

• Establece una regla simple: si no existe en el catálogo, no se compra. (Sí, se van a enojar. Es buena señal.)

Semana 2: “Recepción con evidencia: lo que no se recibe, no existe”

• Diseña un formato único de recepción (puede ser Google Form): fecha, proveedor, SKU, cantidad, unidad, lote/caducidad si aplica, foto del empaque/etiqueta.

• Define una política de “diferencias”: si llega menos, se registra al recibir (no “luego lo vemos”).

• Crea un mini “log de variaciones”: precio factura vs precio esperado, cantidad recibida vs pedida, unidad distinta, producto sustituido.

Semana 3: “Merma y devoluciones: lo que desaparece debe dejar huella”

• Crea 5 motivos estándar de ajuste (ej.: daño, caducidad, robo, error de conteo, devolución a proveedor).

• Registra ajustes en el momento, aunque duela. La merma no registrada es como la humedad: cuando la ves, ya está adentro. Descartes Finale+1

• Implementa conteos cíclicos: 20 minutos al día (o 2 veces por semana) en los SKUs más movidos o más caros.

Semana 4: “Rentabilidad por SKU: la verdad, aunque sea fea”

• Para 20 SKUs clave, calcula margen real con costo aterrizado.

• Separa “flete de entrada” (parte del costo) de “flete de salida” (venta/servicio al cliente), para no mezclar peras con aguacates. Reddit+1

• Define una regla de precios: si sube el costo aterrizado, se revisa el precio (o se negocia proveedor), pero no se ignora.

Si quieres, armamos esto en bonito para que no parezca “Excel de 2009 con depresión”: Kit “Costo Real en 1 Página” (plantilla + checklist + micro-guía). “Descárgalo y aplícalo hoy, sin instalar nada.”

Cuando el Excel ya no da: el puente natural hacia un ERP (sin hard sell, con paz mental)

Llega un punto en que tu negocio crece y el método “persona + memoria + WhatsApp” se vuelve un deporte extremo. No porque seas incapaz, sino porque ya estás operando con volumen.

En ese momento, un ERP deja de ser “lujo” y se vuelve la evolución natural de lo que ya ordenaste:

• Si ya definiste SKUs y unidades, el sistema puede bloquear compras con UoM inconsistentes (adiós a la conversión por Google). Bizowie+1

• Si ya registras recepciones, el sistema puede mantener inventario perpetuo y trazabilidad (multi-almacén, lotes/FEFO cuando aplica).

• Si ya calculas costo aterrizado, el sistema puede prorratear landed cost y llevarlo a inventario/COGS de forma consistente, en lugar de dejarlo flotando como fantasma en “gastos varios”. Reddit+1

• Si ya registras mermas con motivo, el sistema puede mostrarte dónde se te va el dinero (y no solo “que se fue”). Descartes Finale+1

Ahí es donde Smartkubik encaja sin empujarte: compras + inventario + costeo conectados con finanzas y reportes, para que vender no sea el acto de fe que desordena todo lo demás.

Y algo clave: cuando ventas/inventario/COGS se mueven sincronizados, el cierre contable deja de sentirse como “fin de temporada de serie dramática”.

Si ya traes el músculo del playbook, activa Smartkubik hoy y ve tu flujo completo en minutos. La idea no es “cambiar tu vida”, es que por fin el margen deje de mentirte.

Tres micro-historias reales (sin nombres, porque el trauma es privado)

1) La tienda de cosmética que “vendía muchísimo”… y no entendía por qué no había dinero

Su Excel decía: margen 55%. Su tarjeta decía: “rechazada”.
Cuando metieron landed cost por embarque, descubrieron que el flete + arancel + prep se comía una parte enorme del “margen”. Dos SKUs eran héroes. Cinco eran villanos con glitter. Ajustaron precios, renegociaron empaque, y dejaron de subsidiar productos “bonitos pero suicidas”.

2) El negocio de alimentos con la merma disfrazada de “misterio”

No era robo masivo. Era caducidad y manejo. Pero como no registraban mermas, el inventario digital vivía en Narnia. Implementaron motivos de ajuste + conteos cíclicos. El primer mes dolió. El segundo mes se volvió rutina. El tercero mes, el equipo dejó de pelearse por “quién se equivocó” y empezó a arreglar el proceso.

3) El distribuidor con guerra civil de unidades

Compraban por caja, vendían por pieza, transferían por paquete. Cada área juraba que su unidad era “la real”.
Cuando estandarizaron UoM y conversiones (y dejaron de improvisar), se redujeron errores de recepción y de surtido. Y curiosamente, también bajaron los pleitos. (Las unidades de medida, como la política, destruyen familias.)

La brújula final: no es “comprar más barato”, es “costear más honesto”

El objetivo no es convertirte en un monje contable ni vivir en una hoja de cálculo. El objetivo es más humano:

que tu negocio deje de tomar decisiones con números que se sienten bien pero están mal.

Porque el costo mentiroso es traicionero: te da confianza falsa. Y la confianza falsa es la gasolina premium del sobrestock, las promos suicidas y la caja vacía.

Haz esto hoy (sin software, sin drama): toma un embarque reciente. Uno. Suma todo lo que costó traerlo a tu estante. Divide entre unidades reales recibidas. Ese es tu costo real. Y si te sorprende… bienvenido al club. ifrs.org+1

Si quieres que esto te llegue en modo “episodio semanal sin spam”, súmate al audioblog privado de Smartkubik: hacks operativos, historias reales y cero motivación tóxica.

FAQs (3–5)

• ¿Qué es “costo aterrizado” (landed cost) y por qué importa?
  Es el costo total de tener el producto listo para vender: compra + flete de entrada + impuestos/aranceles/tarifas + manejo y otros costos necesarios para llevarlo a su condición y ubicación actual. Importa porque define tu COGS real y tu margen real. ifrs.org+1

• ¿El flete siempre va al costo del producto?
  El flete de entrada suele integrarse al costo del inventario (y luego a COGS al vender). El flete de salida normalmente es un gasto de venta/fulfillment. La clasificación exacta depende de políticas y normas aplicables, pero mezclar ambos casi siempre distorsiona márgenes. Reddit+1

• ¿Cómo reduzco el inventario “fantasma”?
  Define catálogo maestro con unidades y conversiones, estandariza recepción con evidencia, registra mermas con motivo y ejecuta conteos cíclicos frecuentes. Sin base de datos (SKU/UoM), la precisión es imposible. Bizowie+1

• ¿Qué hago si la merma es “normal” en mi industria?
  Acepta que existe, mídela, clasifícala y atácala por causa. La merma no gestionada se convierte en margen evaporado, especialmente cuando tu landed cost es alto. Descartes Finale+1

• ¿Cuándo conviene pasar de Excel a un ERP?
  Cuando ya tienes disciplina mínima (SKUs, UoM, recepción, ajustes) pero el volumen y la complejidad (multi-almacén, lotes/caducidad, costos variables, reportes por SKU) hacen que Excel se vuelva frágil y lento.

Recurso descargable (descripción)

Kit “Costo Real en 1 Página”: incluye una plantilla para calcular costo aterrizado por embarque (con prorrateo simple), un checklist de recepción (para evitar diferencias “fantasma”), una mini guía para estandarizar unidades de medida y conversiones, y un tablero básico para detectar merma y margen real por SKU (top 20).