Abastecimiento a pago (Procure-to-Pay, P2P) en 5 sprints

Es martes, 8:10 a.m. En la bodega faltan los empaques que más rotan y sobran cajas de un artículo que nadie pidió. El proveedor cumplió, sí; lo que falló fue cuándo y cuánto compraste. El pedido se lanzó “por intuición” el viernes, sin mirar el tiempo de entrega (lead time) real. En el Excel, el margen luce saludable; en el piso, hay quiebre en productos clave y sobrestock en los que estorban. El lunes vuelve la frase de siempre: “hay que vender más”.
El problema no son (solo) las ventas. Es un Abastecimiento a pago (P2P) sin disciplina: compras reactivas, recepción sin controles y costos que llegan tarde. La buena noticia: no necesitas un proyecto faraónico. Con reglas simples y un ERP bien parametrizado, puedes pasar de apagar incendios a prevenirlos en 60–90 días.

Tesis y promesa

Ordenar P2P es conectar, con una sola verdad de datos, el flujo necesidad → compra → recepción → costeo → pago. Cuando lo haces:

• Libera caja reduciendo días de inventario disponible (Days on Hand, DOH).

• Proteges margen porque el costo real llega a tiempo a precios y reportes.

• Pagas lo justo con conciliación en tres vías (3-way match).

Cómo sabrás que funcionó (3 indicadores):

DOH ↓ 15–30% en familias A.

Exactitud de inventario ≥ 97–99% (unidades y valor).

Latencia de costeo ≤ 48 h desde la recepción.

Qué es P2P (y por qué define tu caja)

Abastecimiento a pago (P2P) empieza cuando alguien solicita un insumo y termina cuando se registra el pago al proveedor. En el medio tomas dos decisiones que mueven tu caja y tu margen:

Cuánto y cuándo comprar. Si compras de más, inmovilizas caja; si compras de menos, rompes promesas y pierdes ventas.

Cómo determinas el costo. Un costo tardío o incompleto (sin fletes/indirectos) distorsiona precios y reportes; crees ganar y, en realidad, sangras margen.

P2P bien diseñado acorta tu ciclo de conversión de efectivo: compras cuando hace falta, recibes bien, costéas rápido y pagas con control.

Errores frecuentes (y la causa real)

No es “falta de ganas”, es diseño del sistema:

• Compra por olfato. Sin clasificación ABC ni demanda histórica, te concentras en lo visible (los bultos C) y descuidas lo crítico (A pequeños).

• Punto de reorden sin tiempo de entrega. Un punto de reorden (Reorder Point, ROP) que ignora el lead time es una alarma muda.

• Recepciones complacientes. Si quien recibe ve la orden, tiende a “cuadrar” por expectativa.

• Costeo tardío/incompleto. Si no imputas indirectos (fletes, seguros, aranceles) de forma sistemática, el margen “miente”.

La salida no es heroica: es rutina bien orquestada.

El marco en 5 sprints (explicado y luego accionable)

Sprint 1 — Datos maestros y clasificación ABC

Empiezas por dignificar los datos. Un catálogo con duplicados o unidades inconsistentes contamina todo. Dedica una semana a limpiar códigos, unidades de medida y equivalencias (caja, unidad, kilo). Luego clasifica por valor de rotación:

• A: pocos artículos que generan la mayor parte del valor.

• B: intermedios.

• C: el resto.
  ¿Por qué importa? Porque tu tiempo es limitado: las reglas estrictas (revisión, conteo, mínimos/máximos) se aplican primero a A, después a B críticos, y C se gobierna con políticas simples.

Para ejecutar

• Nombra dueños por familia.

• Publica un listado ABC por sucursal.

• Establece cadencia: A semanal, B quincenal, C mensual.

Sprint 2 — Mínimos/Máximos y punto de reorden (ROP)

Con ABC listo, ajustas el ROP por artículo y sucursal. El ROP combina demanda diaria (d) y tiempo de entrega (L); le sumas inventario de seguridad (safety stock) para absorber variaciones.

• Fórmula base: ROP = d × L + inventario de seguridad

• Aproximación práctica del inventario de seguridad: ≈ Z × σd × √L
  (donde Z es el nivel de servicio —1,65 ≈ 95%— y σd la desviación de la demanda).

Luego fijas mínimo ≈ ROP y máximo = mínimo + lote económico (considera MOQ, descuentos y espacio).

Para ejecutar

• Calcula ROP solo para 30–50 artículos A que mueven la caja.

• Documenta Z y supuestos (que no viva en la cabeza de una persona).

• Revisa mensualmente con ventas y compras.

Sprint 3 — Compras con aprobaciones y 3-way match

El objetivo es comprar bien a la primera. Separa roles: quien solicita no aprueba, y quien aprueba no recibe. Define umbrales por monto, plantillas de orden de compra (OC) con impuestos y lead time negociado, y exige dos cotizaciones para categorías sensibles.
La regla de oro: no se paga hasta que OC = Recepción = Factura (cantidades, precios e impuestos). Ese es tu cortafuegos contra cargos indebidos y diferencias que se comen el margen.

Para ejecutar

• Matriz de aprobaciones en una página (visible para todos).

• Plantilla de OC con campos obligatorios.

• Reporte semanal de facturas detenidas por discrepancias.

Sprint 4 — Recepción y almacén: conteo ciego, ubicaciones y trazabilidad

La recepción es donde tu inventario se hace real. Con conteo ciego, primero se cuentan unidades y calidad; luego se compara contra la OC. Organiza el almacén por ubicaciones (A cerca de expedición; B intermedio; C alto) y define rutas de picking que eviten cruces. Implementa conteo cíclico: A semanal, B quincenal, C mensual. Activa lotes/series y vencimientos si tu rubro lo exige.

Para ejecutar

• Mapa de ubicaciones y ruta estándar de picking.

• Calendario de conteos por clase.

• Métrica pública de exactitud de inventario (unidades y valor).

Sprint 5 — Costeo que llega a tiempo y protege margen

Elige un método coherente: costo promedio ponderado, primero en entrar, primero en salir (FIFO) o costo estándarcon análisis de varianzas si tienes producción ligera. Lo crítico es la consistencia y la latencia: si recepcionas hoy, el costo debe quedar cerrado (con indirectos) en ≤ 48 horas. Solo así tus precios y reportes reflejan la realidad.

Para ejecutar

• SLA: “Recepción → costo final ≤ 2 días”.

• Regla de prorrateo de fletes/seguros documentada.

• Tablero de margen por artículo y familia.

Indicadores que mandan (definición breve)

• Días de inventario disponible (DOH, Days on Hand) = Inventario promedio / Costo de ventas diario.

• Rotación = Costo de ventas anual / Inventario promedio anual.

• Nivel de cumplimiento (Fill rate) = Unidades surtidas completas / Unidades pedidas.

• Exactitud de inventario = 1 − |ajustes| / inventario total (unidades o valor).

• Quiebres = Ítems con quiebre / Ítems totales del período.

• Compras urgentes = OC “rush” / OC totales.

• Latencia de costeo = días desde recepción a costo final con indirectos.

Si vas a mirar solo tres esta semana: DOH, Exactitud, Quiebres.

Mini-casos (ficticios, con patrones reales)

Retail (ferretería). Con ABC en 150 artículos y Mín/Máx en A, el DOH cayó 24% en 90 días. Los quiebres en tornillería bajaron 38% y el comprador dejó de liquidar C “por ansiedad”: se paquetizaron y rotaron sin dañar margen.

Restaurante casual. Al costear recetas con mermas reales y comprar por par según ventas semanales, el food cost bajó de 34% a 30% en dos meses. La exactitud en insumos críticos subió a 99% y desaparecieron los “ajustes de fin de mes”.

Distribuidor B2B. Con ubicaciones y conteo ciego, la precisión de picking subió de 92% a 99,3% y las devoluciones por error se redujeron 51%. El tiempo de ciclo pedido-factura cayó 18%.

Checklist mínimo (para ejecutar mañana)

• Catálogo sin duplicados y unidades de medida estandarizadas.

• ABC actualizado y dueños por familia.

• Mín/Máx y ROP en artículos A (y B críticos).

• 3-way match obligatorio antes de pagar.

• Conteo ciego + conteo cíclico (A semanal / B quincenal / C mensual).

• Costeo con indirectos prorrateados en ≤ 48 h.

• Tablero con DOH, Exactitud y Quiebres visible para todos.

Conclusión

Abastecimiento a pago (P2P) no es un módulo: es una disciplina. Empieza por lo invisible (datos, reglas, controles) y verás resultados visibles: menos quiebres, menos caja inmovilizada y precios que reflejan tu realidad de costos. El ERP deja de ser un “cargador de facturas” y se convierte en la plataforma desde la que decides cada semana.

CTA sutil

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Glosario mínimo (español → inglés)

• Abastecimiento a pago (Procure-to-Pay, P2P)

• Punto de reorden (Reorder Point, ROP)

• Inventario de seguridad (Safety Stock)

• Tiempo de entrega (Lead Time)

• Conciliación en tres vías (3-Way Match)

• Días de inventario disponible (Days on Hand, DOH)

• Nivel de cumplimiento (Fill Rate)

• Primero en entrar, primero en salir (FIFO)

• Costo promedio ponderado (Weighted Average Cost)

• Costo estándar (Standard Cost)

• Código de artículo (SKU)